Každý, kdo pracuje v týmu, ví, že spolupráce je kritickým prvkem současných obchodních praktik. Komunikace a výměna informací s vašimi spolupracovníky je recept na produktivitu. Někdy však konkrétní úkol vyžaduje externí odborné znalosti, což může bránit pracovnímu postupu. Tehdy se mohou hodit platformy jako ClickUp.
V tomto článku vám ukážeme, jak přidat hosty do vašeho ClickUp Workspace, a pokryjeme všechny možnosti sdílení a správy.
Jak přidat hosty do ClickUp?
S každým předplatným odemknete určitý počet míst pro hosty. Tato funkce je ideální pro spolupráci s konzultanty, kteří vyžadují pouze přístup k určitému úkolu ve vašem pracovním prostoru. Tito uživatelé mají omezený přístup k datům, takže nebudou moci zobrazit nic, co jste s nimi výslovně nesdíleli. Hosty také poznáte podle malého oranžového čtverečku na jejich profilovém obrázku nebo avataru, aby nedošlo k záměně.
Naučit se přidávat hosty do ClickUp je hračka díky elegantnímu rozvržení platformy. Nejen, že je tento proces docela přímočarý, ale můžete to udělat i s různými operačními systémy. K dispozici je desktopová aplikace pro Mac i Windows PC a mobilní verze pro iOS a Android. Ne všechny díly však mají stejné funkce, takže si přečtěte další podrobnosti.
Na Macu
Desktopová aplikace je skvělá, pokud potřebujete pracovat offline. Má méně funkcí než webová verze, protože webová verze je aktualizována častěji. Můžete však snadno spravovat základní úkoly, včetně přidávání hostů do konkrétní funkce Workspace. Jak na to:
- Spusťte aplikaci ClickUp pomocí Finderu nebo Launchpadu.
- Najděte úkol, složku nebo seznam, který chcete sdílet s uživatelem typu host.
- Kliknutím na tři tečky na pravé straně otevřete nabídku akcí.
- Ze seznamu možností vyberte Sdílení a oprávnění.
- Objeví se vyskakovací okno. Chcete-li odeslat pozvánku, zadejte do dialogového okna e-mailovou adresu hosta.
- Vyberte preferované oprávnění. Máte několik možností: zobrazit, pouze komentovat, upravit a vytvořit.
V systému Windows 10
V podstatě stejné kroky platí pro verzi Windows 10:
- Spusťte aplikaci dvojitým kliknutím na ikonu na ploše.
- Chcete-li sdílet seznam s uživatelem typu host, klikněte na elipsu vedle názvu na pravé straně. Klikněte na Sdílení a oprávnění a zadejte příslušnou e-mailovou adresu.
- Chcete-li přidat hosty do celé složky, najděte ji na hlavním panelu. Otevřete nabídku akcí a přejděte na Sdílení a oprávnění. Odešlete pozvánku a nastavte požadované oprávnění.
- Chcete-li přidat hosta do celého úkolu, kliknutím jej nejprve otevřete. V horní části stránky klikněte na tři vodorovné tečky. Odtud sdílejte složku odesláním pozvánky uživateli typu host.
Poznámka: K dispozici je také rozšíření pro Chrome Internetový obchod Chrome . Kromě standardních operací jej můžete použít k připojení e-mailů k úlohám ClickUp. Funguje s Gmailem i Outlookem.
Na Androidu
Mobilní aplikace ClickUp se zpočátku setkala s drsnými recenzemi. Uživatelé si stěžovali, že je nevýrazný ve srovnání s protějškem pro stolní počítače, nemluvě o cloudové verzi. Nejnovější upgrady však přinesly výrazné zlepšení, zejména pokud jde o dobu odezvy.
Novou a vylepšenou verzi pro zařízení Android najdete na Google Play obchod . Je k dispozici zdarma a funguje skvěle, pokud potřebujete zkontrolovat svůj pracovní prostor na cestách.
jak vložit video z youtube do snímků Google
Po přihlášení můžete pomocí telefonu přistupovat ke všem svým souborům, složkám, seznamům a prostorům.
Bohužel jej ve skutečnosti nemůžete použít k přidávání členů nebo hostů do funkcí Workspace. Od této chvíle slouží pouze ke komunikaci se členy vašeho týmu a sledování pracovního postupu. Doufejme, že budoucí aktualizace budou obsahovat pokročilejší funkce, ale prozatím se držte verzí pro stolní počítače.
Na iPhone
Verze aplikace pro iOS je k dispozici v Obchod s aplikacemi . Můžete jej získat zdarma a mít přehled, i když nejste u svého počítače.
Stejně jako ve verzi pro Android nemůžete pomocí telefonu zvát hosty do funkcí Workspace. To však neznamená, že mobilní aplikace je zcela zbytečná. Stále budete moci komunikovat se svými spolupracovníky a dokonce vytvářet nové úkoly. Může se to opravdu hodit, pokud jste na cestách, ale stále se musíte hlásit se svým týmem.
Jak spravovat hosty na ClickUp?
Jako správce můžete spravovat všechny členy konkrétního pracovního prostoru (včetně uživatelů-hostů) pomocí stránky „Lidé“ na řídicím panelu správce. Můžete změnit nastavení oprávnění hosta, upgradovat ho na člena nebo ho dokonce úplně odebrat z funkce.
Na Macu
Pokud chcete, aby vaši hosté měli přístup k dokončeným úkolům, můžete změnit jejich uživatelský status. Jakmile se stanou členy, mohou si projít svou předchozí práci, i když již nejsou aktivně zapojeni do pracovního prostoru. Jak na to:
- Otevřete nabídku Správce kliknutím na svůj avatar.
- Ze seznamu možností vyberte Lidé.
- Najděte uživatele, kterého chcete spravovat. Procházejte seznam hostů nebo použijte funkci vyhledávání v horní části okna.
- Na liště na levé straně klikněte na šipku dolů vedle položky Host. Z rozevíracího seznamu vyberte novou roli.
Uživatele typu host můžete také úplně odebrat, jakmile dokončí to, co si zadali:
- Přejděte do nabídky Správce > stránka Lidé.
- Najděte uživatele v seznamu hostů.
- Klikněte na tři vodorovné tečky na pravé straně obrazovky.
- Ze seznamu možností vyberte Odebrat.
V systému Windows 10
Při přidávání hostů k určitému úkolu obvykle nastavíte oprávnění hned od začátku. Samozřejmě, někdy se úroveň jejich zapojení mění, jak projekt pokračuje. Možná budete potřebovat, aby se aktivněji účastnili zanecháním komentářů nebo úpravou souborů. Naštěstí vám ClickUp umožňuje změnit úroveň vůle v jakémkoli daném bodě. Jak na to:
- Otevřete nabídku správce kliknutím na svůj avatar.
- Klikněte na kategorii Lidé a vyhledejte hosta ve svém seznamu.
- V části Přístup klikněte na požadovanou složku, seznam nebo úkol.
- Objeví se malé vyskakovací okno. Klikněte na aktuální nastavení oprávnění v pravém dolním rohu.
- Vyberte nové nastavení z rozevíracího seznamu.
Existuje další způsob, jak určit, které funkce se zobrazí v zobrazení pro hosty. Pokud chcete někomu udělit další přístup, ale nechcete, aby jej prohlíželvšechno, můžete jej skrýt pomocí svých administrátorských práv. Například funkce jako Sledování času, Odhady času, Vlastní pole a Tagy mohou být všechny skryty před hostujícími uživateli, pokud se tak rozhodnete. Zde je to, co musíte udělat:
- Otevřete stránku Lidé v nabídce Správce a vyhledejte hosta.
- V části Oprávnění na pravé straně obrazovky uvidíte funkce. Kliknutím na odpovídající symbol skryjete nebo zobrazíte konkrétní prvek.
V systému Android (a iPhone)
Jak již bylo zmíněno, mobilní verze jsou omezené, pokud jde o správu hostů a členů. Existují však další akce, které můžete podniknout, díky nimž se aplikace vyplatí:
- Vytvářejte nové úkoly
- Aktualizujte a upravujte úkoly
- Spolupracujte se svými spolupracovníky a zaměstnanci
- Prohlédněte si svůj seznam úkolů
- Zůstaňte v obraze prostřednictvím oznámení push
Další často kladené dotazy
Mohou hosté upravovat prostory, složky nebo seznamy úkolů?
Ano, pokud jim dáte svolení. Hosté mohou dělat pouze to, co jim dovolíte, což může zajistit jednu z následujících věcí:
jak uvolnit rychlost stahování páry
• Zobrazit – mohou se podívat na sdílená data.
• Komentář – mohou přidávat zpětnou vazbu nebo vstup, ale nemohou upravovat.
• Vytvářet a upravovat – mohou vytvářet nové složky, vkládat nová data nebo měnit stávající funkce.
Chcete-li však získat přístup k celé řadě oprávnění, musíte být zaregistrováni k placenému plánu. Hosté mohou být také pozváni pouze k jednotlivým funkcím Workspace, jako jsou seznamy, složky nebo úkoly. Nemůžete je přidat do celého pracovního prostoru, dokud nebudou upgradováni na status člena.
Co se stane, když mi dojdou místa pro hosty?
Každý placený plán má k dispozici počet míst pro hosty:
• Neomezený plán: pět míst pro hosty na člena a dvě další s každým dalším členem Workspace.
• Obchodní plán: 10 míst pro hosty na člena a za každého přidaného člena Space získáte pět dalších.
• Enterprise Plan: Stejný počet hostů jako v Business Plan, s některými dalšími možnostmi správce. Můžete například určit, kdo má oprávnění zvát hosty nebo funkci úplně zakázat.
Windows 10 přidat složku do nabídky Start
Jednoduše řečeno, pokaždé, když do svého pracovního prostoru přidáte nového člena, ClickUp vám poskytne další místo pro hosty. Mějte na paměti, že schéma se týká pouze uživatelů s oprávněním. Platforma vám umožňuje přidat neomezený počet hostů pouze pro prohlížení bez ohledu na plán.
Buď naším hostem
Správci pracovního prostoru mohou přidávat hosty do jednotlivých seznamů, úkolů a složek pomocí několika jednoduchých kroků. Vzhledem k tomu, že ClickUp je docela přímočarý nástroj pro spolupráci, nemusíte mít dobré znalosti, abyste se v něm zorientovali. S příslušným plánem předplatného také můžete rozhodnout o úrovni přístupu pro každého uživatele.
Pokud vás práce v režimu offline udrží více zaměřena, můžete si stáhnout desktopovou verzi pro macOS i Windows 10. Aplikace vám umožní snadno spravovat seznam hostů, protože rozhraní je téměř totožné s cloudovou verzí. ClickUp mobile je však o něco více omezující, ale stále se může hodit.
Používáte ClickUp pro řízení projektů? Jaké jsou vaše zkušenosti s nástrojem? Komentář níže a řekněte nám, zda ve skutečnosti existuje způsob, jak přidat hosty pomocí mobilního telefonu.
