Jsme podíval se na úskalí používání tabulkové aplikace, jako je Excel, k ukládání seznamů dat. Tento přístup se na první pohled může jevit jako nejlepší řešení, ale můžete narazit na problémy se sdílením těchto dat s více uživateli, ověřováním obsahu nebo dokonce navigací v datech. Proč? Protože používáte nástroj, který k tomu není určen.
Nyní zvážíme imaginární (ale typický) případ firmy využívající tabulkový seznam a podíváme se, jak by to bylo možné převést na databázovou aplikaci, abychom takové problémy překonali.
Jak se sešity vymknou z rukou
Náš seznam začínal jako jednoduchý záznam projektů realizovaných pro klienty. Jak společnost rostla, rostl také počet klientů a do sešitu byla přidána jména a kontaktní údaje. Také bylo potřeba nějakým způsobem zaznamenat, co na těchto projektech dělají různí zaměstnanci, takže do tohoto sešitu bylo přidáno ještě více dat.
V tomto okamžiku se přístup k tabulkám stal nepoužitelným: bylo příliš mnoho lidí, kteří se snažili udržovat to aktuální, často ve stejnou dobu. Společnost se pokusila zavést rotaci, aby ji lidé střídali při aktualizaci sešitu, ale to znamenalo, že na některé úkoly bylo zapomenuto dříve, než byly zaznamenány.
Na konci si lidé vytvořili vlastní sešity, aby si udrželi přehled o svých úkolech, a někdy si pamatovali, že na konci týdne zkopírují data do hlavního sešitu. Zaměstnanci pro tyto knihy vyvinuli vlastní zkratku a někteří změnili formátování a pořadí sloupců tak, aby vyhovovaly jejich způsobu práce. Kopírování těchto dat do hlavního sešitu mělo za následek strašný nepořádek.
Toto může být vymyslený příklad, ale všechny tyto praktiky jsem ve skutečnosti viděl v reálném životě. Pojďme se blíže podívat na některé problémy, které tato metoda práce vyvolala.
Spousta problémů
Můžete vidět první list naší imaginární tabulky. První sloupec uvádí název projektu, ke kterému každá položka odkazuje. Některá z těchto jmen jsou však dlouhá, takže zaměstnanci mohli být v pokušení používat zkratky; v důsledku toho se vloudily překlepy. To ztěžuje svázání úkolů, které ke kterému projektu patří. Řešení nemusí být obtížné: pro každý projekt můžete zvolit krátký název, na kterém se všichni shodnou, nebo každému projektu přidělit identifikační číslo a automaticky jej přeložit na název projektu.
Podobný problém je ve sloupci Zahájeno. Některé buňky obsahují datum, ale jiné zaznamenávají pouze měsíc - a jeden nebo dva záznamy říkají pouze Ano. Excel podporuje ověřování dat, takže je možné zajistit, aby konkrétní buňky vždy obsahovaly data určitého typu - ale když je tabulka vyvinuta ad hoc, je zřídka používána.
V tomto okamžiku se přístup k tabulkám stává nefunkční: bylo příliš mnoho lidí, kteří se snažili udržovat to aktuální
V databázové aplikaci nebudete mít tento problém, protože datový typ pole bude od začátku opraven. Pokud nevíte přesné datum zahájení práce, můžete použít první v měsíci nebo 1. ledna, pokud znáte pouze rok. Pokud projekt ještě nebyl spuštěn, můžete pole nechat prázdné - NULL z hlediska databáze. Pokud jste věděli, že projekt byl zahájen, ale nevěděli jste kdy, můžete použít datum, které by pro vaše data bylo obvykle nemožné, například 1. 1. 1900. Okamžitě je snadné třídit projekty a získat chronologický přehled o činnosti.
Jemnější výzvu představuje sloupec s názvem Klient. Položky v tomto sloupci nejsou v sešitu propojeny s ničím jiným, ale v seznamu 1 je seznam zákazníků, což pravděpodobně znamená. Ukládání více seznamů stejných položek, označovaných různými názvy, je matoucí. Musíte si vyjasnit pojmenování a usadit se na jednoznačném názvu pro tuto entitu: jsou to klienti nebo zákazníci?
Sloupec Stav je další, kde neproběhlo žádné ověření, takže se lidé znovu rozhodli psát, co chtějí. Bylo by lepší vytvořit krátký seznam všech přípustných hodnot.
Druhý list - list 1 - je stejně problematický. Pro začátek není název listu popisný. Ve skutečnosti obsahuje seznam Zákazníci, ale není formátován jako tabulka v aplikaci Excel: adresa je v jednom poli, což omezuje vaši schopnost používat integrované nástroje aplikace Excel k jejímu vyhledávání nebo řazení. Můžete například filtrovat adresy, které obsahují Cardiff, ale výsledky by zahrnovaly i ty na Cardiff Road v Newportu.
Pokud jde o adresy, nejlepším řešením je použít samostatná pole pro PSČ, kraj, město a ulici (ačkoli informace o kraji jsou pro adresy ve Velké Británii volitelné - viz Žádné okresy, prosím, jsme Britové). Ulice by měla obsahovat vše, co není v ostatních částech adresy.
K dispozici je také pole Kontakt, které také představuje problémy. Tam, kde máme několik kontaktů v rámci podnikání s jedním klientem, byla všechna jejich jména spojena do tohoto pole a jejich telefonní čísla a e-mailové adresy byly podobně umístěny do ostatních polí. Oddělit je bude náročné - zvláště pokud jsou v poli Kontakt tři jména, ale pouze dvě telefonní čísla.
Poslední sloupec v tomto listu má název Poslední kontakt: zaměstnanci by to měli aktualizovat při každém kontaktu se zákazníkem. Vzhledem k tomu, že tyto informace si zaměstnanec pamatuje navíc, a neexistuje žádná záruka, že budou - zejména proto, že jsou skryty z cesty na druhém listu - jsou nespolehlivé. To je opravdu něco, co by měl počítač sledovat automaticky.
Nakonec se dostáváme k listům Úkoly, které podrobně popisují úkoly a komentáře pro každého pracovníka. Nejsou konzistentně pojmenovány a neobsahují stejné sloupce ve stejném pořadí. I když má smysl, aby jednotliví uživatelé zadávali svá data na své vlastní listy, nedostatek koherence ztěžuje shromažďování a analýzu dat. Když chce manažer vidět, jaké práce byly na každém projektu provedeny, musí být všechny úkoly ručně zkopírovány z jednotlivých listů do jednoho seznamu, aby mohly být tříděny a vykazovány.
Vytváření databáze
Vyřešení těchto problémů bude nějakou práci trvat, možná i několik dní. Vzhledem k tomu, že uživatelé budou pravděpodobně muset i nadále používat starý systém, zatímco budujeme nový, je nejlepší vytvořit kopii existujících sešitů, ze kterých budou pracovat. To znamená, že budeme chtít dokumentovat každý krok při převodu dat, abychom to mohli rychle udělat znovu, až přijde čas přejít na nový systém.
První věcí, kterou musíte udělat, je vyčistit data v sešitu aplikace Excel. Použití funkce Najít a nahradit vám může pomoci a měli byste smazat všechny sloupce nebo řádky, které neobsahují data (kromě řádku záhlaví sloupce, který je nutné zachovat). Přidejte sloupec ID na každý list ve sloupci A a naplňte jej přírůstkovými čísly zadáním 1 v první buňce, výběrem do dolní části dat (Shift + End, Down) a poté pomocí příkazu Fill Down (Ctrl + D ). Vytvořte hlavní seznam názvů projektů a kdekoli je název projektu zaznamenán, použijte funkci VLookup () k potvrzení jeho hlavního ID čísla; pokud není k dispozici žádné číslo, dochází k nekonzistenci vašich údajů.
Jakmile jsou vaše data čistá, je čas navrhnout novou databázi, která by je uchovávala. Použijeme Access 2013, protože v našem teoretickém příkladu je k dispozici všem našim uživatelům prostřednictvím našeho předplatného Office 365. Když vytvoříte novou databázi Access, můžete si vybrat, zda ji vytvoříte jako Access Web App nebo Access Desktop Database. Webové aplikace mají zjednodušené rozhraní a lze je použít, pouze pokud máte Office 365 s SharePoint Online nebo SharePoint Server 2013 s Access Services a SQL Server 2012. Použijeme tradiční Desktopovou databázi, protože nabízí více možností a větší kontrolu nad uživatelská zkušenost.
Vyberte pro vytvoření nové Desktopové databáze a pojmenujte ji: Access vytvoří novou tabulku nazvanou Tabulka 1 a umístí vás do návrhového zobrazení s jedním sloupcem nazvaným ID. Zde můžete navrhnout tabulky, které ve své databázi potřebujete. Každá tabulka by měla mít pole ID (automaticky přírůstkové celé číslo), ale aby nedošlo k záměně, je nejlepší dát jí popisnější název. V tabulce Projekty by to bylo ProjectID, CustomerID v tabulce Zákazníci atd.
Můžete nastavit datový typ pro každý vytvořený sloupec a každému sloupci musíte dát název a nastavit jakékoli další vlastnosti a formátování podle potřeby pro dané pole. Stejně jako v poli ID se ujistěte, že názvy sloupců jasně ukazují, jaká data by do pole měla jít - použijte například ProjectName, nikoli pouze Name, DueDate, spíše než Due. Pomocí tlačítka Název a titulek na pásu karet můžete vytvořit zkrácený titulek i explicitní název. V názvech sloupců můžete použít mezery, ale při psaní dotazů a přehledů je budete muset ohraničit hranatými závorkami.
I když má smysl, aby uživatelé zadávali svá data na vlastní listy, nedostatečná koherence ztěžuje analýzu
Nastavte formátování u sloupců, jako je PercentageComplete, na Percent a data na ShortDate, a také maximální délku textových polí na rozumnou hodnotu, jinak budou všechna dlouhá 255 znaků. Pamatujte, že některá slova (například Datum) jsou vyhrazena, takže je nemůžete použít jako názvy sloupců: použijte TaskDate nebo něco popisnějšího.
Pokud jde o sloupce, kde chcete vyhledat hodnotu v jiné tabulce (například sloupec Zákazník v tabulce Projekty), definujte tyto další tabulky v Accessu před přidáním vyhledávacího sloupce. Pokud jde o stav, nejjednodušší možností je pouze zadat hodnoty, které se mají zobrazit v rozevíracím seznamu - ale to ztěžuje přidání nebo úpravy seznamu možných hodnot později. Pokud se nezabýváte krátkým seznamem, kde se pravděpodobně nezmění možné hodnoty - například pole zaznamenávající něčí pohlaví - je lepší vytvořit další tabulku pro položky, jako je ProjectStatus. To vám umožní v budoucnu do seznamu snadno přidat další možnosti bez změny programování.
Vylepšení
Zatímco navrhujeme naši databázi, můžeme implementovat vylepšení oproti starému způsobu dělání tabulek. Jedna stížnost, kterou měli naši uživatelé se svými sešity aplikace Excel, byla, že každý úkol obsahoval pouze jednu buňku pro komentáře a někdy museli k úkolu přidat více než jeden komentář - nebo nadřízený potřeboval k úkolu přidat komentář a poté uživatel odpovědět na to. Naplnění všeho do jediné buňky znesnadňovalo vidět, kdy a kým byly komentovány. Můžeme to udělat lépe vytvořením samostatné tabulky pro komentáře propojené s tabulkou Úkoly. Tímto způsobem může mít každý úkol tolik komentářů, kolik je třeba, se samostatnými poli pro datum, uživatelské jméno a text každého z nich.
Dalším vylepšením, které můžeme udělat, je nastavit položky, jako je ProjectStatus, aby se zobrazovaly v určitém pořadí, a nikoli abecedně - například můžete chtít, aby se v dolní části seznamu zobrazilo dokončení. Chcete-li to provést, přidejte sloupec DisplayOrder a použijte jej k seřazení vyhledávacího seznamu. Nenechte se zlákat k použití pole ID; s tím by všechny nové záznamy mohly přejít pouze na konec seznamu.
Abychom zajistili, že naše data zůstanou čistá, můžeme označit pole, která musí uživatel vyplnit jako Povinné, a přidat ověření, abychom zajistili, že zadaná data budou ve správném tvaru. Život si můžete usnadnit nastavením rozumných výchozích hodnot: v poli CommentDate v tabulce komentářů může být výchozí hodnota nastavena na = Date (), což jej automaticky nastaví na dnešní datum, kdykoli se vytvoří nový komentář. Můžete použít ověření spolu se sloupcem Withdrawn v tabulce (logická hodnota), abyste zabránili uživatelům přidávat nové záznamy se specifickými hodnotami. To vám umožní uchovat historické hodnoty, které dříve platily, ale které se již nepoužívají. Všechny tyto funkce najdete v části Nástroje tabulky | Karta Pole na pásu karet nebo ve vlastnostech pole v návrhovém zobrazení tabulky.
Import vašich dat
Jakmile jsou vaše tabulky nastaveny, můžete použít externí data | Importovat a propojit | Tlačítko Excel na pásu karet pro připojení dat ze sešitu aplikace Excel k tabulkám v databázi Accessu. Před spuštěním si vytvořte zálohu své prázdné databáze Access, pro případ, že by se něco pokazilo, a začněte podle potřeby ručně vyplněním malých tabulek. Po dokončení proveďte další zálohu, abyste se mohli vrátit do tohoto bodu, pokud se v následujících krocích něco pokazí.
Nyní importujte hlavní tabulky, které se nespoléhají na žádné jiné tabulky, například Zákazníci, a poté dokončete tabulky, které mají vztahy, jako jsou Projekty a Úkoly. Pokud uspořádáte a přejmenujete sloupce v sešitu aplikace Excel tak, aby co nejpřesněji odpovídaly polím v databázi Access, neměli byste mít žádné potíže s importem dat. Nezapomeňte si poznamenat vše, co děláte, abyste to mohli později zopakovat, pokud potřebujete data znovu převést.
Jakmile jsou data importována, tabulky v zobrazení datového listu by měly fungovat stejně jako pracovní listy aplikace Excel - ale s mnohem lepším ověřováním dat, vyhledávání a třídění. Pokud si přejete, můžete nyní začít navrhovat nové formuláře a sestavy založené na těchto datech: například formulář Hlavní / podrobný pro projekty může zobrazit data jednoho Projektu v horní části formuláře a mřížku Úkoly pro toto projekt ve spodní části.
Můžete také nastavit formulář Moje úkoly, který obsahuje seznam všech nevyřízených úkolů pro aktuálního uživatele, a přehled Zpožděné úkoly, který obsahuje seznam všech nevyřízených úkolů pro všechny uživatele, jejichž datum splatnosti již uplynulo.
Žádné kraje, prosím, jsme Britové
Pokud ukládáte adresy do své databáze, je důležité pochopit, jaké informace skutečně potřebujete. Ačkoli informace o okrese mohou být užitečné pro marketing - a mohou být potřebné pro některé zámořské adresy - v britských adresách se již oficiálně nepoužívají.
jak vidím svoji historii na google
Důvodem je to, že britské poštovní adresy se spoléhají na koncept poštovního města, kde je pošta pro vás odeslána a tříděna před doručením k vašim dveřím. Ne všechna města nebo vesnice obsluhují poštovní města ve stejném kraji - například Melbourn (v Cambridgeshire) dostává poštu prostřednictvím Roystonu (v Hertfordshire) - takže uvedení okresu v adrese nemusí nikomu pomoci.
Aby nedocházelo k nejasnostem, pošta přestala v roce 1996 používat kraje na adresách, místo toho se spoléhala na informace o PSČ - a do roku 2016 plánuje odstranit názvy krajů ze souboru s aliasovými údaji doplňkových informací o adrese. Pokud tedy do adresy ve Velké Británii uvedete kraj, bude to jednoduše ignorováno.
