Pokud potřebujete vytvořit cokoli,svélákavé vidět Excel jako výchozí úložiště: koneckonců je to jen malý seznam položek pro sebe nebo několik blízkých kolegů.
Možná budete potřebovat něco sofistikovanějšího, jako jsou vzorce pro výpočty nebo programování maker k automatizaci sběru a zpracování dat.
Snadnost, s jakou můžete začít pracovat v Excelu nebo konkurenčním tabulkovém programu, je bohužel také jedním z jeho největších problémů. To, co začíná jako malý projekt v aplikaci Excel, vyroste do něčeho obrovského, kdy byste také mohli čelit problémům s rychlostí a stabilitou nebo dokonce vývojovým problémem, který nemůžete vyřešit.
Úlohy správy velkých dat navíc často představují významné výzvy, jako je organizace, implementace, klasifikace souborů, správa databází, spolupráce uživatelů a další. Vše, co je potřeba k prolomení struktury databáze, je umístění dat do nesprávné oblasti, nekonzistentní psaní dat nebo dokonce dva lidé pracující na stejném listu. Několik věcí se může pokazit, což způsobí časová zpoždění a možnou ztrátu dat.
Tento článek vysvětluje nejčastější problémy, které se vyskytnou při používání tabulek aplikace Excel, jak s nimi zacházet a kdy je lepší raději přejít na místo a přejít na databázi.
Problém č. 1: Úpravy více uživatelů v Excelu
Když systémy Excel rostou organicky, rychle narazíte na problémy, kdy jeden uživatel v určitém čase otevře sešit a druhé osobě se řekne, že je již otevřený. Druhý uživatel může zrušit, počkat nebo zobrazit verzi jen pro čtení. Slib aplikace Excel, že vám dáme vědět, když druhá osoba opustí sešit, je hazard, protože nekontroluje stav tak často a možná vás nikdy neosvítí. I když ano, někdo jiný by se mohl přihlásit a otevřít soubor před vámi.
Abyste se vyhnuli sólovým uživatelským efektům, můžete použít Excel Online (cut-down, webová verze aplikace Excel) nebo zapnout Sdílené sešity Vlastnosti. Zde je stručný průvodce, jak sdílet tabulku.
- Otevřete požadovanou tabulku a klikněte na Soubor .
- Dále klikněte na Podíl otevřete nové okno.
- Nyní zadejte informace o uživateli, se kterým chcete tabulku sdílet.
Data můžete také rozdělit do několika sešitů, aby různí lidé pracovali na různých sešitech, aniž by si šlapali na nohou.
Problém č. 2: Sdílené sešity aplikace Excel
Excel Online ve výchozím nastavení umožňuje více editorů, ale chybí mu spousta funkcí. Tato služba není velkým uchazečem o nic jiného než ty nejjednodušší úkoly. Ačkoli funkce Sdílené sešity vypadá, že by to měla dělat, je plná omezení. Pokud je sešit sdílený, nemůžete například vytvořit tabulku nebo odstranit blok buněk.
Když systémy Excel rostou organicky, narazíte na problém, že sešit může otevřít pouze jeden uživatel současně.
Existují alternativní řešení pro některá online omezení aplikace Excel. Pro ostatní jde spíše o změnu struktury sešitu než o použití již nastaveného sešitu - tento scénář však často stojí v cestě. Ve výsledku je nemožné použít sdílený sešit stejným způsobem, jako byste mohli použít běžný sešit pro jednoho uživatele.
Změny ve sdílených sešitech se mezi uživateli synchronizují pokaždé, když se sešit uloží. Tato akce se umístí podle časovaného plánu, například vynucení uložení každých pět minut. Režie pravidelného ukládání a sledování změn každého uživatele je však poměrně velká. Sešity se mohou rychle nafouknout a zatěžovat vaši síť, což zpomalí ostatní systémy.
Páni, jak se dostanu k argusu
Problém č. 3: Sešity propojené s Excelem
Rozdělení dat mezi více sešitů může poskytnout řešení problému s úpravami pro více uživatelů. Pravděpodobně budou muset mít mezi sebou vazby, aby hodnoty zadané v jednom byly použity v jiném. Odkazy mezi sešity jsou také užitečné pro uchování samostatných dat v samostatných souborech, místo aby měly jednotlivé listy v jednom sešitu.
Tyto odkazy jsou nepříjemně dalším zdrojem frustrace a nestability. Stanou se absolutní, včetně úplné cesty ke zdrojovému sešitu, nebo relativní, včetně rozdílu mezi zdrojovou a cílovou cestou. Ačkoli to zní rozumně, Excel využívá tajemná pravidla, která rozhodují, kdy použít každý typ odkazu, a změnit je.
Pravidla se řídí několika možnostmi a podle toho, zda se sešity před vložením odkazů uložily. Odkazy se také změní, když uložíte sešit nebo otevřete a použijete Uložit jako spíše než kopírovat soubor pomocí Průzkumník souborů . Výsledkem všech těchto nejasností a nejistoty je, že vazby mezi sešity snadno prasknou a zotavení z nefunkčních odkazů je časově náročný proces. K dotčeným souborům nemá nikdo přístup.
Propojená data se aktualizují, až když se soubory otevřou, pokud konkrétně nekliknete Data> Dotazy a připojení> Upravit odkazy> Aktualizovat hodnoty. Zde je rychlá ukázka.
- Otevřete požadovanou tabulku a klikněte Data .
- Nyní vyhledejte Dotazy & Připojení a klikněte na Upravit odkazy .
- Poté vyberte Aktualizujte hodnoty .
Pokud vaše odkazy nejsou mezi dvěma sešity, ale pokrývají tři nebo více, musíte otevřít všechny sešity ve správném pořadí, abyste zajistili, že všechny aktualizované datové procesy budou ve správném pořadí, od prvního po druhý až třetí. Pokud jste změnili hodnotu v prvním sešitu a poté otevřete třetí, neuvidí žádné změny, protože druhý sešit neaktualizoval své hodnoty.
Toto zřetězení dat je logické, ale zvyšuje pravděpodobnost, že informace jsou buď nesprávné, nebo že se pokusíte otevřít sešit, který již upravuje někdo jiný.
Samozřejmě se můžete pokusit vyhnout se propojeným sešitům úplně, ale existuje šance, že nakonec zadáte stejná data do více než jednoho sešitu, a s tím přichází nebezpečí, že je budete pokaždé zadávat trochu jinak.
Problém č. 4: Ověření dat aplikace Excel
Chyby se mohou vklouznout do dat v jakémkoli počítačovém systému: lidé překlepávají slova nebo transponují číslice do čísel s monotónní pravidelností. Pokud vaše data nebudou při zadávání zkontrolována, budete mít problémy.
Ve výchozím nastavení Excel přijímá jakékoli typy uživatelů. Je možné nastavit ověření na vyhledávacích seznamech, ale je obtížné je udržovat, zejména pokud se stejné pole použije na více než jednom místě. Pokud uživatelé musí bez jakýchkoli kontrol zadávat identifikační čísla dokumentů nebo referenční čísla zákazníků, je snadné spojit nesprávné záznamy dohromady, aniž by si to uvědomili. Integrita dat v systému je fatálně ohrožena a jakákoli analýza dat je podezřelá.
Už můžete trpět důsledky problémů s ověřováním dat, aniž byste si uvědomili hlavní příčinu. Zvažte situaci, kdy máte v aplikaci Excel seznam faktur. Uživatel na každé faktuře zadá jméno zákazníka mírně odlišně. Ve výsledku obdržíte faktury společnostem Jones Ltd, Jones Limited, Jonse Ltd a joness. Možná víte, že všechny odkazují na stejnou společnost, ale Excel ne. Jakákoli analýza údajů na faktuře, například kontingenční tabulka založená na zákaznících podle měsíce, přináší více výsledků, pokud by měla být pouze jedna.
Problém č. 5: Navigace v Excelu
Velké sešity jsou náročné na navigaci. Karty listu ve spodní části okna jsou hrozným mechanismem pro orientaci, když je jich spousta. S více zobrazitelnými kartami po celé obrazovce je obtížné najít to, co potřebujete. Zde je rychlý způsob, jak procházet listy.
- Kliknutím pravým tlačítkem na šipky vlevo od názvů listů zobrazíte Aktivovat list dialog.
Než budete muset listovat seznamem, zobrazí se pouze prvních 20 listů. Neexistuje žádný způsob, jak třídit, seskupovat nebo vyhledávat požadovaný list. Okno by mělo vypadat asi takto.
Problém č. 6: Zabezpečení aplikace Excel
Do sešitů aplikace Excel můžete přidat zabezpečení, ale je tu spousta problémů. Ochrana je zaměřena mnohem více na ochranu struktury sešitu než dat. Můžete zkusit zamknout některé listy a buňky, abyste zabránili uživatelům ve změně struktury a vzorce, ale pokud vidí data, mohou obvykle změnit některý nebo všechny (pokud neprovedete nějaké kreativní programování maker).
Problém č. 7: Problémy s rychlostí aplikace Excel
Excel není nejrychlejší aplikace a jeho programovací jazyk VBA je pomalý ve srovnání s profesionálnějšími programovacími jazyky, jako je C #. Tento scénář vychází ze zamýšleného použití a flexibilní povahy aplikace Excel. Je to koneckonců tabulkový procesor. Ano, Excel VBA lze použít do služby pro správu seznamů dat, ale to neznamená, že je to nejlepší volba pro tento druh práce. K těmto úkolům se lépe hodí jiné aplikace - hlavně proto, že jsou k tomu výslovně navrženy.
Pokud narazíte na některý z problémů uvedených v tomto článku, neignorujte je. Existuje profesionální odpověď na ukládání strukturovaných dat, která se označuje jako databáze. Nemusí to být děsivé ani drahé a mělo by vám to umožnit logicky přemýšlet o vašich datech, o tom, jak se navzájem propojují a jak s nimi komunikujete.
Poznámka : Pokud přecházíte z tabulkového řešení do databáze, nedělejte otrocky duplikování designu tabulky, využijte příležitosti a vylepšete jej.
K dispozici jsou univerzální databázové aplikace, pomocí kterých můžete vytvořit řešení na míru. Alternativně můžete zjistit, že specializovaná databázová aplikace - ta, která je již navržena pro požadovaný účel - je levnější, rychlejší implementace a lepší přizpůsobení.
přesouvání souborů z jednoho účtu Disku Google do druhého
Například pokud máte seznam zákazníků a podrobnosti všech vašich interakcí s nimi, považuje se to za systém řízení vztahů se zákazníky (CRM). Přes svůj fantazijní název je CRM systém specializovanou databází. Obdobně jsou balíčky účtů, jako jsou QuickBooks a Sage, speciální databáze. Pokud nemůžete najít předem připravenou aplikaci, která by vyhovovala vašim konkrétním potřebám, můžete si ji vytvořit sami nebo si ji nechat vytvořit od svého IT oddělení nebo konzultanta.
Nejběžnějším typem databáze je relační databáze, která ukládá svá data do tabulek a skládá se z řádků a sloupců. Každý řádek obsahuje data pro samostatnou položku. Každý sloupec například popisuje jiný atribut subjektu, například jméno zákazníka nebo kreditní limit.
K vytvoření záznamu stačí zadat údaje zákazníka jen jednou a poté je můžete použít na tolik faktur, kolik potřebujete.
V tabulkách jsou definovány vztahy mezi nimi, takže například faktura obsahuje ID zákazníka. Tento proces znamená, že můžete snadno najít všechny faktury pro konkrétního zákazníka nebo získat telefonní číslo zákazníka z konkrétní faktury. K vytvoření záznamu zákazníka stačí zadat údaje zákazníka pouze jednou a poté je můžete použít na tolik faktur, kolik potřebujete, aniž byste je museli znovu zadávat. Chcete-li vytvořit databázi, musíte definovat tyto tabulky a vztahy a poté definovat rozvržení obrazovky, které chcete použít k vypsání a úpravám dat.
Existují desítky databázových aplikací. Některé se snadno používají a dělají celou práci, takže můžete definovat tabulky, obrazovky zadávání dat a zprávy. Jiné mají v konkrétních oblastech více funkcí, ale pro dokončení práce vyžadují další nástroje.
Například program může být spolehlivý, když definuje tabulky a vztahy a má robustní funkce pro analýzu a vykazování. Přesto aplikace nakonec postrádá jakékoli nástroje pro určování obrazovek pro zadávání dat. Microsoft SQL Server je zde zřejmým příkladem. Stejně jako u jiných velkých databázových systémů se SQL Server stará o back-end a očekává, že k vývoji front-endu použijete jiný nástroj, například Visual Studio.
Které možnosti databáze jsou pro vás to pravé?
Možnost databáze č. 1: Microsoft Access
Access je jedním z dědic desktopových databází. Je snadno použitelný a snadno zneužitelný. Můžete navrhovat tabulky, obrazovky a sestavy od začátku nebo začít od šablony. Některé ze šablon jsou zjevně americké a ne vždy učí osvědčené postupy, ale pomohou vám rychle začít. Obrazovky a programovací funkce mohou být docela propracované. Dokončenou aplikaci můžete nasadit ostatním uživatelům prostřednictvím svého intranetu (NE internetu), spíše než se spoléhat na sdílené složky.
Možnost databáze č. 2: Microsoft SharePoint
SharePoint je databáze i mechanismus ukládání dokumentů. Můžete jej použít k sestavení jednoduchých seznamů a jejich propojení. Návrhář formulářů je mírně propracovaný, ale přizpůsobení je stále možné. Schopnost SharePointu popadnout seznam dat shromážděných v aplikaci Excel a umístit je do vlastního seznamu je užitečná. Program zpřístupní vlastní seznam všem ve vaší síti a umožní vám přidat zabezpečení, které omezí, kdo může s těmito daty co dělat. Můžete požádat SharePoint, aby vás upozornil e-mailem, kdykoli někdo přidá, upraví nebo odstraní záznamy. Pokud ukládáte data týkající se lidí, položek kalendáře nebo úkolů, můžete je synchronizovat s Outlookem.
Možnost databáze č. 3: Zoho Creator
Zoho Office je webová aplikace, která obsahuje databázi, která využívá funkce drag-and-drop k rozložení formulářů jednoduchým a intuitivním způsobem. Proces drag-and-drop také zvykne programovat interakce a pracovní postupy. Jako webová služba jsou vaše data a aplikace dostupné odkudkoli, s jednoduchým zabezpečením, aby vaše data zůstala v soukromí. Společnost Zoho účtuje poplatky za uživatele za měsíc, ale omezuje počet záznamů, které můžete za danou stanovenou cenu uložit. Program stojí navíc při ukládání více dat nebo za další funkce, jako je integrace e-mailů.
Jak vidíte, Excel nabízí mnoho funkcí, ale v některých oblastech v některých oblastech chybí. Někdy funguje lépe jiná aplikace, zvláště pokud je navržena speciálně pro daný úkol. Jindy Excel funguje dobře, například pro menší databáze, pokud víte, jak zabránit problémům na prvním místě.
