Dokumenty Google jsou skvělým nástrojem pro spolupráci, protože umožňují více lidem upravovat a pracovat na jednom dokumentu současně, aniž by ztratili přehled o tom, kdo co dělá.
Pokud vy nebo vaše organizace používáte Dokumenty Google, užitečné informace mohou být informace o tom, kdo a jaký dokument si tým prohlížel. Od zajištění toho, aby si každý přečetl koncept, podmínky, vaše nejnovější podání, zásady a postupy nebo nějaký jiný důležitý dokument, je důležité vidět, kdo co kdy udělal a co.
Až donedávna jste neviděli, kdo si prohlížel váš dokument Google. Bylo vidět, kdo to upravil, ale ne kdo to jen přečetl. Pokud neuložili, neupravili ani nezanechali komentář, neměli jste tušení, jestli určitá osoba přečte nejnovější verzi dokumentu vůbec.
jak sledovat někoho na snapchatu, aniž by to věděl
Protože můžete Dokumenty Google sdílet s oprávněními jen pro čtení, můžete dokument sdílet s některými lidmi s úmyslem, aby dokument zkontrolovali, ale neprovedli žádné změny.
Aktuální verze Dokumentů Google vám umožňují konfigurovat nastavení, abyste viděli, kdo si prohlížel váš dokument Google. Pojďme se podívat, jak to můžete udělat sami.
Monitor aktivity G Suite
G Suite obvykle používají organizace, v nichž je spolupráce nezbytná. Pokud používáte G Suite k pravidelné spolupráci s ostatními, můžete pomocí Sledování aktivity zobrazit historii zobrazení libovolného souboru Dokumentů Google.
Postupujte takto:
- Otevřete soubor Google Doc
- Klikněte na vzestupný trend ikona šipky vpravo nahoře nebo přejděte na Nástroje rozevírací nabídka
- Otevři Monitor aktivity
- Klikněte na Všichni diváci na kartě organizace
Tento proces vám umožní sledovat pohledy v dokumentu, včetně data a času posledního pohledu pro každého diváka.
Pokud možnost Sledování aktivity ve svém Dokumentu Google nevidíte, pravděpodobně to znamená, že jste přihlášeni k bezplatné verzi Dokumentů Google nebo k osobnímu účtu, nikoli k verzi G Suite.
Trendy diváků a komentářů
Kromě sledování toho, kdo si prohlížel váš dokument Google, vám Monitor aktivity také umožňuje zobrazit trendy, když si lidé prohlíželi nebo komentovali váš dokument.
Trend diváků: Ukáže vám sloupcový graf počtu jedinečných diváků v libovolném časovém období, které si vyberete, od 7 dnů po celou dobu.
Trend komentářů: Zobrazuje pruhové grafy trendu komentářů v libovolném časovém období od 7 dnů po celou dobu.
Vypněte historii zobrazení v Dokumentech Google
Pokud z jakéhokoli důvodu chcete vypnout historii zobrazení dokumentu, můžete to udělat také podle těchto rychlých kroků:
jak můžete vytvořit snapchat filtr
- Otevřete dokument Google
- Klikněte na vzestupný trend šipka v pravé horní části dokumentu nebo přejděte na Nástroje z rozbalovací nabídky
- Otevři Monitor aktivity
- V části Nastavení dokumentu přepněte Zobrazit moji historii zobrazení pro tento dokument vypnout
Tato možnost je k dispozici také v osobní nebo bezplatné verzi Dokumentů Google. Pokud pracujete na dokumentu, ale nechcete, aby o tom vaši spolupracovníci věděli, dokud nebudete připraveni sdílet své konečné revize, můžete svou historii zobrazení vypnout.
Začněte otevřením Dokumentů Google a kliknutím na Nastavení .
Nabídka Nastavení vám umožňuje vypnout historii zobrazení pomocí nastavení panelu aktivity. Jakmile to přepnete do vypnuté polohy, uložte změny kliknutím na OK.
Jak zjistit, kdo provedl změny ve vašem dokumentu Google
Řízení verzí je velmi důležité, zvláště pokud pracujete v regulovaném odvětví. Ovládání verzí je něco, co Google Docs už nějakou dobu dělá dobře. Dokumenty zobrazí, kdo dokument upravil, uložil nebo sdílel. Ve skutečnosti to funguje nejen s G Suite, ale také s osobními dokumenty Google.
Pokud vás zajímá řízení verzí nebo se chcete ujistit, že nikdo neprovedl změny, které by neměly bez uzamčení souboru dolů, můžete to zjistit podle následujících kroků:
- Otevřete dokument Google, který chcete sledovat
- Vybrat Soubor a Historie verzí
- Vybrat Viz Historie verzí
V pravé části obrazovky by se mělo objevit okno s každým uložením a úpravami příslušného dokumentu. V závislosti na tom, jak máte nastavenou G Suite nebo Dokumenty Google, můžete tato data zobrazit také kliknutím na odkaz „Poslední úprava byla…“ v horní části dokumentu. Dostanete se na úplně stejné místo.
V tomto okně byste měli mít také možnost zobrazit předchozí verzi dokumentu před provedením úprav.
To je pro řízení verzí zásadní, protože máte záznam o tom, jaké změny byly provedeny, kdy byly provedeny a kým. Je také užitečné, pokud jste provedli nějaké změny, spali na nich, změnili názor a chtěli je vrátit zpět.
Jak zjistit, kdo sdílí váš dokument Google
Můžete také zjistit, kdo a kdy sdílel váš dokument Google. Můžete také zobrazit nastavení sdílení, abyste měli lepší kontrolu nad přístupem k vašemu dokumentu.
najít IP adresu pro minecraft server
- Jít do drive.google.com
- Klikněte na Moje jízda nalevo
- Klikněte na malý i tlačítko v pravém horním rohu
- Klepněte na Aktivita
- Buď klikněte na každý soubor nebo složku jednotlivě, nebo zkontrolujte posuvník vpravo od obrazovky. Zobrazí se, kdo sdílí váš dokument.
Můžete také zkontrolovat zevnitř dokumentu výběrem Sdílet. Jména jednotlivců se objeví v rozbalovacím okně. Pokud je více lidí, vyberte jméno a zobrazí se seznam všech jmen.
Závěrečné myšlenky
Pokud nemáte přístup k účtu G Suite, máte možnost určit, kdo vaše dokumenty prohlížel, sdílel a upravoval, omezený; stále však existují způsoby, jak získat některé základní informace.
Pomocí kroků uvedených v této příručce můžete rychle a snadno zjistit, kdo dokument Dokumenty Google jakýmkoli způsobem zobrazil, upravil a změnil.
