Jak vytvořit e-mailové připomenutí na základě dat z tabulek Google

Tabulky Google jsou pohodlný způsob, jak organizovat schůzky, vytvářet úkoly, třídit faktury a různá další data. Je přehledný, bohatý na funkce a sdílený s ostatními uživateli.

Jedinou nevýhodou tohoto nástroje je, že nemáte vestavěnou funkci pro zasílání e-mailových připomenutí týkajících se listu vám nebo ostatním uživatelům. Díky tomu bude mnohem snazší sledovat všechny vaše úkoly a data.

Naštěstí vám dvě metody umožňují odesílat e-mailové připomenutí podle data. V tomto článku se o nich dozvíte více.

Odesílání připomenutí událostí - kombinujte listy a kalendář

Chcete-li si zasílat e-mailová připomenutí, nejjednodušší způsob je smíchat dva různé nástroje Google - Tabulky Google a Kalendář Google. To nevyžaduje použití žádného skriptu. Místo toho stačí exportovat data z jedné aplikace do druhé.

Metoda se skládá ze tří kroků - vytvoření a export dat z Tabulek, jejich import do Kalendáře a povolení e-mailových připomenutí.

Krok 1: Vytváření a export dat z listů

Chcete-li exportovat data z Tabulek, musíte vytvořit tabulku událostí a uložit ji jako soubor CSV. Chcete-li soubor rozeznat v Kalendáři Google, měli byste použít konkrétní formát. Postupujte takto:

1. Otevřete dokument v Tabulkách.
   
2. Hodnoty vašeho prvního řádku by se měly řídit tímto obrysem: A1: Předmět, B1: Datum zahájení, C1: Datum ukončení.
   
3. V záhlaví „Předmět“ byste měli zadat název připomenutí. Datum zahájení a ukončení by mělo být ve formátu MM / DD / RRRR.
   
4. Přidejte tolik událostí, kolik chcete, a také jejich počáteční a konečné datum.
   
5. Klikněte na nabídku „Soubor“.
   
6. Umístěte ukazatel myši na možnost Stáhnout. Měla by se zobrazit nová nabídka.
   
7. Vyberte „Hodnoty oddělené čárkou“.
   
8. CSV verze vašeho souboru Tabulky bude stažena do vašeho PC.
   

Poznámka: Jediné povinné hlavičky jsou „Předmět“ a „Datum zahájení“, aby se seznam úspěšně importoval. Pokud chcete přidat další záhlaví, uvidíte seznam dostupných možností (rozpoznatelných podle kalendáře) a jejich pořadí na oficiálním Podpora Google strana.

Krok 2: Importujte dokument do kalendáře

Jakmile bude list událostí CSV připraven k importu, je čas přejít na Kalendář Google.

1. Otevřete Kalendář Google.
   
2. Klikněte na nabídku „Nastavení“ (ikona ozubeného kola).
   
3. Vyberte „Nastavení“.
   
4. V nabídce vlevo vyberte možnost Importovat a exportovat.
   
5. V části „Importovat“ vyberte možnost „Vybrat soubor z počítače“.
   
6. Přejděte do uloženého souboru CSV a klikněte na „Otevřít“.
   
7. Nakonec klepnutím na tlačítko Importovat importujte soubor CSV.
   

Pokud vidíte displej, který říká, že události byly přidány do kalendáře - vše proběhlo bez problémů. Nyní zbývá jen nastavit e-mailová upozornění na dané události.

Krok 3: Nastavení oznámení a sdílení

Po nastavení oznámení obdržíte připomenutí všech událostí, které jste exportovali z Tabulek Google, přímo na váš e-mail. Abyste se ujistili, že je vše správně nastaveno, postupujte podle těchto pokynů:

1. Umístěte ukazatel myši na své jméno v části „Moje kalendáře“ vlevo od obrazovky Kalendář.
   
2. Stiskněte ikonu „více“ (tři svislé tečky), která se zobrazí vedle vašeho jména.
   
3. Klikněte na „Nastavení a sdílení“.
   
4. Zkontrolujte, zda je váš účet uveden v části „Sdílet s konkrétními lidmi“. Pokud ne, vyberte možnost „Přidat lidi“ a přidejte svůj e-mail.
   
5. V části Oznámení událostí klikněte na rozbalovací nabídku Oznámení.
   
6. Místo toho zvolte možnost E-mail.
   
7. Nastavte čas a datum mezi připomenutím a událostí.
   

Váš kalendář teď bude odesílat připomenutí všech událostí, které jste uvedli ve svých Tabulkách Google. Ve sloupci Předmět můžete přidat cokoli. Můžete vypsat konkrétní úkoly, narozeniny nebo jiná opatření, nejen události.

Kromě toho můžete pomocí možnosti „Sdílet s konkrétními lidmi“ uvedené výše zahrnout do seznamu další e-maily. Tito uživatelé obdrží stejná upozornění e-mailem pro tato konkrétní ujednání.

Použijte doplněk Přidat připomenutí

Druhým způsobem, jak posílat e-mailová připomenutí prostřednictvím Tabulek Google, je použití konkrétního doplňku. Tato metoda je poněkud jednodušší a vyžaduje pouze nastavení rozšíření, které automaticky provede vše ostatní.

Chcete-li doplněk nastavit, postupujte takto:

1. Klikněte na kartu „Doplňky“ v horní části obrazovky.
2. Vyberte možnost „Získat doplňky“.
3. Do vyhledávacího pole napište „Přidat připomenutí“.
   
4. Klikněte na ikonu „Přidat připomenutí“ a vyberte „Instalovat.“ Pokud se zobrazí výzva, povolte oprávnění a počkejte na instalaci aplikace.
5. Znovu přejděte na kartu „Doplňky“ a umístěte kurzor na nabídku „Přidat připomenutí“.
6. Vyberte možnost „Nastavit / upravit připomenutí“.
   

Rozšíření bude poskytovat sloupce pro úkoly, postupníka, CC (volitelně) a termín. V části „Úkol“ můžete zadat krátkou instrukci, e-mail bude uveden v části „Přiřazený“, zatímco datum bude uvedeno pod „Termín“.

Pokud chcete poslat další připomenutí pro den uzávěrky, upravte je ručně v nabídce vpravo.

Pokud navíc potřebujete do připomenutí přidat další obsah, můžete kliknout na možnost „Přizpůsobit odeslané e-maily“ a zadat tyto další informace.

Když na to přijde čas, rozšíření automaticky odešle e-maily a vy můžete na cestách upravovat popisy úkolů, příjemce a data.

Buďte opatrní s připomenutími doplňku

Použití doplňku „Přidat připomenutí“ je pohodlnější a jednodušší způsob než metoda „export / import“, ale zároveň vyžaduje větší pozornost.

otevřít odkaz na nové kartě chrom

Jelikož se připomenutí odesílají automaticky, je pravděpodobné, že nesprávný úkol odešlete nesprávnému příjemci, než budete mít příležitost jej opravit. Tomu se lze vyhnout a obvykle je to neškodné, ale stále byste měli dávat pozor na to, kdo co dostává.

Kterou metodu považujete za lepší? Proč? Sdílejte své názory v sekci komentářů níže.