Microsoft Word: Top 20 tajných funkcí

Obrázek 1 z9

jak zkontrolovat, zda je zařízení rootováno

Pokud jde o vybírání každodenních dokumentů, je zřídka potřeba se pustit mimo kartu Domů aplikace Word. Ale zastrčený v rozhraní, existuje spousta dalších nástrojů, které čekají na objevení. Tyto funkce nejsou opravdu tajné, ale mnoho uživatelů je nikdy nenajde - a mohly by vám ušetřit značné množství času a úsilí.

Níže uvádíme přehled našich 20 nejlepších snadno přehlížených funkcí v aplikaci Word. Mnoho z nich je ve Wordu už více než deset let a lze je najít v nabídkách Word XP a Word 2003, ale my se zaměříme na rozhraní pásu karet z Wordu 2007 a vyšších, které bylo koneckonců vynalezeno, aby pomohlo uživatelé najdou více esoterické funkce softwaru.

1. Vyberte Podobné formátování

V ideálním světě by každému prvku v dokumentu byl přiřazen styl. Pokud jste však spoléhali na místní formátování, je stále snadné provádět globální změny. Sekce Úpravy na pravé straně karty Domů obsahuje praktickou možnost Vybrat veškerý text s podobným formátováním. To vám umožní snadno zvýraznit všechny vaše nadpisy, titulky atd. Najednou a vyladit jejich vzhled jediným tahem - nebo použít styl pro snadnější správu v budoucnu.

2. Panel schránky

Panel schránky nabízí pohodlný způsob, jak do schránky uložit více než jeden prvek najednou. Kliknutím na malou rozbalovací ikonu v části Schránka na kartě Domů ji otevřete. Je pamatováno až 24 nedávných operací vyjmutí a kopírování a můžete kliknout na kteroukoli z nich a vložit ji na kurzor. Rozevírací seznam Možnosti dole umožňuje ovládat, kdy se zobrazí panel Schránka; jednou z možností je, aby se to zobrazilo, když dvakrát stisknete Ctrl + C.

3. Přeložit

Word's Review | Funkce překladu odešle text dokumentu na webovou stránku Překladače Microsoft a zobrazí překlad v okně prohlížeče. V aplikaci Word 2010 a 2013 můžete také aktivovat recenzi | Přeložit | Mini Translator, který představuje skrytý popisek, když umístíte ukazatel myši nad vybranou pasáž textu; přesunutím ukazatele na něj zobrazíte překryvný překlad ve vybraném jazyce. Existuje několik desítek jazyků, ze kterých si můžete vybrat: procházejte je výběrem možnosti Vybrat překladový jazyk z rozbalovací nabídky Přeložit.

4. Kerning

Profesionální software pro stolní publikování podporuje vyrovnání párů - selektivní úprava mezer mezi znaky, aby byl text estetičtější. Word to ve výchozím nastavení nedělá, ale lze ho zapnout kliknutím na rozbalovací ikonu v části Písmo na kartě Domů a zaškrtnutím políčka Kerning pro písma; do pole vpravo zadejte minimální velikost bodu. Pokud použijete vyrovnání párů u malých písem, mohou se písmena zdát běžet společně, což snižuje čitelnost.

Pro snadnější přístup použijte klávesovou zkratku CTRL + D nebo CMD + D na počítači Mac. Tato zkratka vás přenese přímo na obrazovku Písma bez ohledu na to, jakou verzi používáte. Ti, kteří používají Word 2007 nebo starší, budou muset zaškrtnout možnost Mezery znaků. Pokud používáte novější verzi, vyberte kartu „Pokročilé“ v horní části vyskakovacího okna, jak je uvedeno výše.

5. Vložte graf

Pokud chcete do dokumentu zahrnout graf aplikace Excel, nemusíte opustit Word. Výběr Vložit | Graf v aplikaci Word otevře miniaturní zobrazení aplikace Excel, ve kterém můžete upravit nebo importovat svá data. Jakmile skončíte, jednoduše zavřete okno aplikace Excel - ve Wordu se zobrazí ve formě grafu. V horní části okna aplikace Word poskytují karty Nástroje grafu plnou kontrolu nad designem a vzhledem grafu, takže není třeba spouštět Excel ručně.

6. SmartArt

SmartArt vám pomůže ilustrovat procesy a vztahy prostřednictvím téměř 200 předem navržených rozvržení pro pyramidové organizace, cykly, hierarchie, matice a další. Chcete-li jej použít v aplikaci Word, jednoduše klikněte na Vložit | SmartArt a vyberte šablonu. Poté zadejte popisky do plovoucího panelu, který se zobrazí, a přetažením úchytů změňte velikost obrázku SmartArt. Pokud chcete, aby se vznášel nad dokumentem, můžete toho snadno dosáhnout vytvořením textového pole (pomocí Vložit | Textové pole) a vložením vašeho SmartArt do něj.

7. Vložte snímek obrazovky

Pokud píšete výukový program - nebo chcete jednoduše do dokumentu zahrnout obrázek z jiného programu - můžete vybrat oblast plochy systému Windows výběrem Vložit | Snímek obrazovky; rozevírací nabídka umožňuje přímo importovat jakékoli otevřené okno jako obrázek. Případně můžete vybrat možnost Oříznutí obrazovky, pomocí které můžete myší přetáhnout obdélník a zachytit přizpůsobenou oblast obrazovky.

8. Vložte rychlé díly

Podniky často potřebují vytvářet dopisy a dokumenty, které obsahují standardní prvky nebo odstavce, například adresu. Funkce automatického textu aplikace Word vám může pomoci. Vyberte pasáž textu a poté vyberte Vložit | Rychlé díly | AutoText | Uložit výběr do galerie automatického textu. Nyní můžete tento text znovu vložit do libovolného dokumentu výběrem z nabídky Vložit | Rychlé díly | Nabídka AutoText. Můžete také nastavit Rychlé části pro prvky, jako je název vaší společnosti a e-mailová adresa, a v Organizátoru stavebních bloků můžete také nastavit šablony a objekty pro rychlý přístup.

Pamatujte, že tato možnost není uživatelům Mac v době psaní k dispozici.

9. Dělení slov

Pokud necháte liché slovo překrýt dva řádky, může to zlepšit vzhled vašeho dokumentu. Může zabránit tomu, aby se váš pravý okraj stal příliš členitým, nebo v plně zarovnaném textu může zabránit tomu, aby se mezi každým slovem objevily velké ostrůvky bílého prostoru. Word může podle potřeby automaticky dělit slova, ale funkce je ve výchozím nastavení vypnutá: Chcete-li ji povolit, přejděte na kartu Rozvržení stránky a vyberte dělení slov | Automatický.

10. Čísla řádků

Pokud máte na mysli kodex, právní dokumenty nebo dokonce poezii, možná budete chtít své řádky očíslovat. Nástroj Word s číslovaným seznamem použije nastavení odsazení, které nemusí odpovídat vašim požadavkům: vyberte Rozvržení stránky | Místo toho použijte čísla řádků a Word na okraji dokumentu použije úhledné číslování. Ve výchozím nastavení se číslování řádků použije na celý dokument, ale můžete jej nechat přeskočit vybraný text výběrem čísel řádků | Potlačit aktuální odstavec.

11. Digitální podpisy

Není vždy zřejmé, zda je digitální dokument autentickým originálem. Chcete-li podepsat dokument pomocí osobního šifrovacího klíče, přejděte na kartu Soubor (nebo na kouli v aplikaci Word 2007), vyberte možnost Chránit dokument a zvolte Přidat digitální podpis; před přidáním podpisu budete vyzváni k uložení dokumentu. Podpis bude automaticky zneplatněn, pokud bude dokument změněn, takže jeho přítomnost je zárukou autenticity. Pokud chcete pozvat někoho jiného k podepsání dokumentu, přejděte na kartu Vložit a v části Text vyberte Podpisový řádek.

12. Vodoznak

Když šíříte koncept dokumentu nebo sdílíte něco soukromého s pracovním kolegou, je užitečné mít možnost vodoznak stránky, abyste na první pohled viděli, o jaký typ dokumentu jde. Rozevírací seznam Vodoznak na kartě Rozvržení stránky umožňuje dvěma velkými kliknutími přidat velký šedý vodoznak s nápisem DRAFT, CONFIDENTIAL nebo URGENT. Vyberte Vlastní vodoznak a vložte vlastní text nebo obrázek.

Uživatelé počítačů Mac budou muset pro přístup k možnosti Vodoznak použít kartu „Vložit“ v horní části obrazovky počítače.

13. Citace

U akademických prací vám Word také pomůže spravovat vaše citace. Na kartě Odkazy najdete tlačítko Správa zdrojů; zde můžete zadat podrobnosti o každé práci, na kterou odkazujete, a poté na ni vložit odkazy kliknutím na rozbalovací nabídku Vložit citaci. Můžete si vybrat formát citace ze 14 uznávaných stylů, včetně standardů APA a MLA, a na konci můžete jedním kliknutím vygenerovat bibliografii.

14. Makra

Skriptovací rozhraní Office je přinejmenším propracované, ale pokud chcete automatizovat jednoduchý, opakující se úkol, není třeba psát řádek kódu. Na kartě Zobrazení klikněte na rozbalovací nabídku Makra a vyberte možnost Zaznamenat makro. V dialogovém okně, které se otevře, vyberte tlačítko nebo klávesovou zkratku (nezapomeňte kliknout na Přiřadit pro potvrzení vaší volby); poté proveďte úkol, který chcete automatizovat. Až budete hotovi, vraťte se do rozbalovací nabídky a vyberte Zastavit nahrávání. Nyní kdykoli stisknutím zvoleného tlačítka nebo kombinace kláves zopakujete operace, které jste zaznamenali.

15. Obrysový pohled

Pokud používáte Word pro velký projekt, jako je vysokoškolská disertační práce nebo román, může být užitečné rozdělit dokument do sekcí a podsekcí. Přejít na Zobrazit | Obrys pro přístup k hierarchickému zobrazení, které vám umožní označit záhlaví a sbalit pod nimi text; získáte tak jasný přehled o svém dokumentu, který lze snadno reorganizovat přesunutím sekcí. Můžete také shromáždit několik dokumentů do jednoho hlavního projektu: kliknutím na Zobrazit dokument v části Hlavní dokument na kartě Osnova importujte nebo vytvořte vnořené dokumenty.

16. Barva stránky

Pokud chcete, aby váš dokument vynikl, můžete použít Rozvržení stránky | Rozbalovací nabídka Barva stránky pro použití mytí pozadí; vyberte Vyplnit efekty a můžete přidat vzory a textury. Výplně a vzory se automaticky použijí na všechny stránky dokumentu. I když je můžete vidět na obrazovce, nejsou vytištěny, takže nebudou rušit čitelnost vašich tištěných kopií.

jak omezit ping v minecraft

Někteří uživatelé mohou najít barvy stránky na kartě Návrh v závislosti na verzi aplikace Microsoft Word a systému, který používáte.

17. Vložte rejstřík

Třetí užitečnou funkcí pro delší práce je schopnost automaticky generovat index. Chcete-li použít tuto funkci, musíte nejprve označit odkazy v textu tak, že vyberete příslušné slovo nebo frázi a poté kliknete na Odkazy | Vložit rejstřík. Po označení všech klíčových slov vytvořte rejstřík kliknutím na Vložit rejstřík. To bude obsahovat odkazy na instance, které jste označili, a samočinně se aktualizující odkazy na čísla stránek, na kterých se zobrazují.

18. Kombinujte a porovnávejte dokumenty

Word může automaticky porovnávat nebo kombinovat dva dokumenty: nástroj najdete v části Recenze | Porovnat. Pokud si chcete práci udělat sami, klikněte na Zobrazit | Pohled vedle sebe; toto automaticky umístí vaše dokumenty vedle sebe při stejných faktorech zvětšení, takže se mezi nimi můžete snadno dívat tam a zpět. Pokud kliknete na tlačítko Synchronní posouvání, budou se dokonce posouvat nahoru a dolů v uzamčeném kroku, když pohybujete kurzorem nebo přetahujete posuvník.

19. Inspektor dokumentů

Tiskoví úředníci a úředníci se v minulosti přistáli v horké vodě za účelem distribuce dokumentů s citlivými informacemi vloženými do jejich metadat, nebo je lze získat pomocí možnosti Sledování změn Wordu. Nedělejte stejnou chybu: v části Informace na kartě Soubor (nebo na Orbu v Office 2007) najdete v rozevírací nabídce Připravit na sdílení výběr možností, které vám umožní zkontrolovat skryté informace (a potvrdit kompatibilitu s jinými vydáními Wordu).

20. Přizpůsobte pás karet

Páskové rozhraní bylo navrženo tak, aby bylo stabilnější než vysoce přizpůsobitelné rozhraní Office 2003. Pokud však vyberete Soubor | Možnosti | Přizpůsobte si pás karet, můžete do něj přidávat nové funkce a odebírat ty, které nechcete vidět. Můžete přidat funkce, které obvykle nejsou vůbec vystaveny - na pásu karet není užitečný výběr příkazů - a dokonce si můžete vytvořit vlastní karty. Pokud je to příliš komplikované, můžete přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup, který se zobrazí v horní části obrazovky, pomocí malé rozevírací šipky na jeho pravém konci.