Většina moderních firem se při komunikaci spoléhá na e-maily. Ztráta přístupu k e-mailům nebo v horším případě k celým e-mailovým účtům může být zničující. Zálohování e-mailů aplikace Outlook je jedním z nejlepších způsobů, jak získat klid, protože víte, že e-maily jsou uloženy na více místech ve vašem zařízení a nelze je snadno ztratit.
V tomto článku vysvětlíme, jak zálohovat e-maily aplikace Outlook několika různými způsoby.
Jak zálohovat a exportovat všechny e-maily aplikace Outlook
Jedním z nejrychlejších způsobů zálohování všech e-mailů aplikace Outlook je použití integrovaného formátu souboru PST. Microsoft Outlook a Microsoft Exchange používají výhradně soubory PST k ukládání e-mailů, kontaktních informací a adres a událostí kalendáře. Statický soubor PST lze použít jako zálohu pro vaše aktuální e-maily a kontaktní informace aplikace Outlook a Outlook k němu bude mít přístup, i když je offline.
Postup zálohování e-mailů do souboru PST:
- Otevřete Outlook a stiskněte Soubor Nahoře.
- V nabídce vyberte Otevřít a exportovat .
- Klikněte na Import Export knoflík.
- Systém se vrátí na hlavní obrazovku aplikace Outlook a zobrazí se Průvodce importem/exportem, který vás provede procesem exportu.
- V průvodci vyberte Export do souboru možnost ze seznamu a poté klepněte další .
- Vybrat Datový soubor aplikace Outlook (.pst) po zobrazení výzvy k výběru typu souboru klepněte na další .
- Poté budete vyzváni k výběru složek, které chcete exportovat. Můžete vybrat svůj e-mailový účet a exportovat všechny s ním spojené složky, včetně kontaktů a dat kalendáře. Klikněte další když jste se svým výběrem spokojeni.
- Vyberte cestu adresy, ve které je záložní soubor uložen. Zapamatujte si cestu, abyste k ní měli později přístup.
- Je vhodné změnit název souboru (poslední část cesty). Ve výchozím nastavení je záloha.pst .
- Pokud ukládáte záložní soubor do výchozí cesty, vyberte, zda chcete duplicitní položky.
- (Volitelné) Pomocí tlačítka se můžete vrátit do kteréhokoli z předchozích dialogů, například změnit výběr složky Zadní knoflík.
- lis Dokončit pro zahájení procesu exportu.
- Aplikace Outlook vás vyzve k vytvoření hesla. To může být důležité z bezpečnostních důvodů, ale nemusíte zadávat heslo.
- Extrahovaný soubor najdete v umístění, které jste zadali pro cestu k souboru. Nyní můžete soubor přesunout nebo zkopírovat jinam.
Jak získat přístup k exportovaným e-mailům aplikace Outlook
Jakmile soubory exportujete, možná vás zajímá, jak k nim později přistupovat. Outlook usnadňuje otevírání záloh a obnovení e-mailů do uloženého časového bodu. Zde je to, co musíte udělat:
co vidíte, když vás někdo zablokuje na facebooku
- Najděte záložní soubor. Poznamenejte si jeho umístění a cestu k souboru.
- Otevřete aplikaci Outlook.
- Stiskněte na Soubor a poté klikněte na Otevřít a exportovat .
- V nabídce vpravo vyberte Otevřete datový soubor aplikace Outlook .
- Tím se otevře Průzkumník souborů. Přejděte na záložní soubor. Klikněte na něj a poté vyberte OTEVŘENO .
- Systém vás vrátí na hlavní obrazovku aplikace Outlook.
- V navigační nabídce vlevo přejděte dolů, dokud neuvidíte Datový soubor aplikace Outlook . Tato kategorie obsahuje položky načtené ze záložního souboru.
- Kategorie zachovává původní formátování a systémy složek.
- E-maily můžete přetáhnout a přesunout do jiných souborů.
Nyní máte přístup ke svým zálohovaným e-mailům.
Jak rychle uložit jeden e-mail Outlook
Někdy se nechcete obtěžovat ukládáním všech e-mailů a otevíráním Outlooku znovu, když potřebujete pouze jeden nebo několik konkrétních e-mailů. Naštěstí existuje několik rychlých řešení, jak uložit jeden e-mail z aplikace Outlook.
Metoda 1 – Přímé uložení do složky
- Otevřete aplikaci Outlook.
- Otevřete Průzkumník souborů a přejděte na místo, kam chcete e-mail uložit. Možná budete muset přepnout Outlook i Průzkumník souborů do režimu v okně a přesouvat je pro snazší přístup.
- Přetáhněte e-mail, který chcete uložit, z aplikace Outlook do složky.
- Outlook automaticky uloží e-mail ve formátu „položka aplikace Outlook“.
- Poklepáním na uložený e-mail jej otevřete v aplikaci Outlook.
Metoda 2 – Uložit jako TXT nebo HTML
- Otevřete e-mail, který chcete uložit, v aplikaci Outlook.
- Vybrat Soubor a poté vyberte Uložit jako .
- Objeví se Průzkumník souborů. Vyberte cestu, kam chcete e-mail uložit. V dolní části Průzkumníka souborů klikněte na šipku vedle Uložit jako typ . Vyberte buď Pouze text uložit ve formátu .txt nebo HTML uložit e-mail jako soubor .html.
- Po uložení lze k e-mailu přistupovat pomocí textového editoru (jako je Poznámkový blok), pokud je ve formátu .txt, nebo pomocí prohlížeče, pokud je uložen jako .html.
Uložením e-mailu tímto způsobem se nezachovají žádné přílohy, takže si je stáhněte, podle potřeby přejmenujte a uložte spolu s e-mailem pro pozdější přístup.
Metoda 3 – K uložení obrázku použijte funkci Screen Capture
K uložení obsahu e-mailu jako obrázku můžete také použít software pro snímání obrazovky. Tato metoda může být užitečná při odkazování na obsah e-mailu v jiných komunikačních formách, protože obrázky lze snadno připnout k e-mailům a jiným zprávám.
- Pokud používáte Windows, novější verze jsou dodávány s předinstalovaným softwarem pro snímání obrazovky s názvem Snipping Tool (na starších zařízeních) a Snip & Sketch. Případně můžete použít Tisk obrazovky na klávesnici a poté vložte obrázek do Malování.
- U zařízení Mac je postup podobný. Použijte Ctrl + Command + 4 zkratku pro otevření integrované funkce snímání obrazovky a poté přetažením zaměřovacího kříže výběru překryjte oblast přes e-mail a uložte jej.
- Pro Linux můžete najít sortiment softwaru pro snímání obrazovky k dispozici ke stažení, které lze použít k uložení e-mailu jako obrázku. Alternativně mají modely založené na GNOME integrovaný nástroj Screenshot v Nabídka Aplikace > Příslušenství . Některé verze operačního systému Linux budou reagovat na Tisk obrazovky na klávesnici, podobně jako v systémech Windows.
Jak uložit více e-mailů aplikace Outlook do počítače
Pokud si chcete uložit více než jeden e-mail najednou, ale nepotřebujete celou e-mailovou knihovnu, existuje způsob, jak vybrat několik e-mailů, které chcete uložit najednou. Zde je to, co musíte udělat:
- Otevřete aplikaci Outlook.
- Vyberte e-maily, které chcete uložit. Držet Ctrl a kliknutím na e-maily je postupně vyberte nebo podržte Posun vyberte dávku e-mailů mezi prvním a druhým kliknutím.
- Jít do Soubor > Uložit jako .
- V dialogovém okně přejděte do složky, do které chcete e-maily uložit, pojmenujte soubor, jak chcete, a vyberte Pouze text jako formát pro uložení.
- Aplikace Outlook uloží všechny vybrané e-maily do jediného souboru .txt. Pro přístup k nim můžete použít svůj textový editor.
Pokud je chcete uložit do samostatných souborů .txt, budete muset uložit každý e-mail zvlášť. Další zásuvné moduly Outlooku dostupné online mohou tuto funkci rozšířit o ukládání e-mailů v samostatných souborech .txt nebo alternativních formátech.
Nejčastější dotazy
Jak mohu exportovat všechny e-mailové adresy v aplikaci Outlook?
Pokud chcete exportovat svůj seznam kontaktů (který obsahuje e-mailové adresy vašich kontaktů a další informace), můžete použít kroky podobné tomu, jak byste exportovali e-maily. Kontaktní informace však mohou být uloženy v jiném formátu souboru, který je uživatelsky přívětivější a lze jej otevřít v Excelu pro rychlou manipulaci a úpravy. Zde je to, co musíte udělat:
1. Otevřete aplikaci Outlook.
2. Vyberte Soubor > Otevřít a exportovat > Importovat/Exportovat .
3. V Průvodci importem/exportem zvolte Export do souboru .
4. Vyberte si Hodnoty oddělené čárkami (.csv), když budete vyzváni k výběru typu souboru.
5. V nabídce výběru složky vyberte Kontakty složku pod vaším účtem.
6. Potvrďte cestu k souboru nebo ji podle potřeby změňte, pojmenujte soubor podle potřeby a klepněte další .
7. Stiskněte Dokončit pro zahájení procesu exportu.
8. Dialog Import/Export se po dokončení procesu zavře.
Exportovaný soubor .csv lze otevřít v aplikaci Excel. Zobrazí se velká tabulka s kontaktními informacemi. Pravděpodobně budete mít spoustu prázdných buněk, a to je zcela normální. K úpravě dat můžete použít Excel, i když vložení dalšího obsahu může způsobit, že bude pro Outlook nečitelný, pokud byste soubor potřebovali importovat později.
Tento soubor můžete použít na jiném zařízení nebo e-mailové službě k importu kontaktních informací.
Nový pohled na Outlook
S integrovanou exportní funkcí Outlooku můžete zálohovat a obnovit e-maily v případě, že ztratíte přístup ke svému e-mailovému účtu, ať už kvůli ztracenému heslu nebo hacknutí. Vzhledem k tomu, že online komunikace tak převládá, můžete si pár minut svého času na pravidelné zálohování e-mailů ušetřit bolesti hlavy spojené s hledáním ztracených souborů.
Jak často exportujete e-maily z Outlooku? Dejte nám vědět v sekci komentářů níže.
